Comment tenir la comptabilité d’une SAS ?

La comptabilité joue un rôle essentiel dans la gestion financière de toute entreprise, qu’elle soit de petite ou de grande envergure. Pour une Société par Actions Simplifiée (SAS), une forme juridique d’entreprise très répandue, la comptabilité revêt une importance particulière. En effet, elle permet de suivre et d’analyser les mouvements financiers de la société, de produire des états financiers conformes aux normes comptables en vigueur et de répondre aux obligations légales de déclaration et de transparence envers les parties prenantes.

Quelles sont les obligations comptables d’une SAS ?

Comme toute entreprise, la SAS doit remplir certaines obligations comptables. Pour cette forme juridique d’entreprise, elles sont régies par le Code de commerce et les normes comptables en vigueur.

La tenue d’une comptabilité régulière est la première obligation comptable pour une SAS. Elle est tenue de maintenir une comptabilité régulière et sincère, conformément aux principes comptables. De même, la SAS doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat, un tableau de financement et une annexe, dans le respect des normes comptables françaises (PCG – Plan Comptable Général).

Les comptes annuels de la SAS doivent être certifiés par un commissaire aux comptes si la SAS dépasse certains seuils en termes de chiffre d’affaires, de total de bilan, ou d’effectif. Ces comptes annuels de la SAS doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans un délai de 7 mois après la clôture de l’exercice, accompagnés du rapport de gestion et du rapport du commissaire aux comptes s’il y a lieu.

L’établissement d’un livre-journal et d’un grand livre figure parmi les obligations comptables de la SAS. Le livre-journal permet d’enregistrer toutes les opérations financières de l’entreprise. Les comptes annuels de la SAS doivent être présentés à l’assemblée générale des associés pour approbation et ils doivent être publiés au registre du commerce et des sociétés (RCS). Enfin, toutes les pièces justificatives, telles que factures, contrats, relevés bancaires, doivent être conservées pendant une durée légale de 10 ans.

Tenir la comptabilité d’une SAS, créer un plan comptable

Un plan comptable est un ensemble de codes, de comptes et de règles comptables qui permettent de structurer et d’organiser la comptabilité d’une entreprise. Il sert de référence pour enregistrer les opérations financières et préparer les états financiers. Choisir le bon plan comptable est crucial pour une SAS afin de garantir une comptabilité précise et conforme aux normes comptables en vigueur.

Le Plan Comptable Général (PCG) est la référence comptable en France. Il propose un cadre standardisé pour la comptabilité, ce qui facilite la communication avec les tiers, y compris les experts-comptables, les commissaires aux comptes, les administrations fiscales, etc. La plupart des entreprises, y compris les SAS, utilisent le PCG comme point de départ.

Même en utilisant le PCG comme base, vous pouvez personnaliser votre plan comptable en ajoutant des comptes spécifiques à votre SAS. Par exemple, vous pouvez créer des comptes pour suivre les coûts de production, les ventes par segment, les projets spécifiques, ou d’autres catégories importantes pour votre entreprise. Un expert-comptable peut vous aider à adapter le plan comptable aux besoins de votre SAS, à suivre les évolutions législatives et comptables, et à vous assurer de la conformité avec les normes comptables en vigueur.

Mettre en place d’un système comptable en interne

La mise en place d’un système comptable efficace pour une SAS est essentielle pour assurer une gestion financière transparente et conforme aux normes comptables.

Utiliser un logiciel comptable ou du système manuel ?

Opter pour un logiciel comptable moderne est généralement la meilleure option, car il facilite la saisie, le suivi et la génération de rapports comptables. Il existe de nombreuses options sur le marché adapté aux besoins de la SAS.

Néanmoins, si votre SAS est de petite taille, vous pouvez choisir de tenir une comptabilité manuelle. Assurez-vous d’utiliser des registres comptables structurés et de documenter soigneusement chaque transaction.

Mettre en place des procédures comptables

Définissez des procédures claires pour la saisie des transactions, le traitement des factures, la gestion des pièces justificatives et les rapprochements bancaires. Établissez des règles internes pour garantir la cohérence et l’exactitude des opérations comptables.

Former le personnel comptable

Si vous avez une équipe comptable, assurez-vous qu’elle soit formée à l’utilisation du logiciel comptable ou aux procédures manuelles que vous avez établies. Familiarisez le personnel avec le plan comptable personnalisé de la SAS.

Réaliser la saisie comptable pour une SAS

La saisie comptable est le processus d’enregistrement précis et systématique de toutes les transactions financières pour une entreprise et la SAS ne fait pas exception à cette règle.

Collecte des documents

Pour réaliser la saisie comptable pour une SAS, rassemblez toutes les pièces justificatives liées aux transactions, telles que les factures d’achat, les factures de vente, les relevés bancaires, les bulletins de salaire, les contrats, les reçus, et toute autre documentation pertinente. Organisez ces documents de manière à les avoir à portée de main pour la saisie.

Saisie des opérations

Pour chaque transaction, commencez par enregistrer la date de l’opération. Identifiez le compte à débiter (compte de charge ou de dépense) et le compte à créditer (compte de produit ou de recette). Saisissez le montant de l’opération dans la colonne débit ou crédit du compte approprié. Inscrivez une brève description de l’opération pour expliquer le contexte de la transaction. Répétez ce processus pour chaque transaction en respectant la règle de la partie double : chaque débit doit avoir un crédit équivalent.

Rapprochements bancaires

Réconciliez régulièrement les relevés bancaires avec les enregistrements comptables pour vérifier l’exactitude des données. Cochez les opérations qui correspondent aux relevés bancaires et identifiez les écarts éventuels. Pour les opérations assujetties à la TVA, assurez-vous d’enregistrer correctement les montants de TVA collectés (crédit) et déductibles (débit) sur les comptes appropriés. Tenez un registre des montants de TVA pour faciliter la déclaration fiscale.

Clôturer l’exercice comptable pour une SAS

La clôture de l’exercice comptable pour une SAS est une étape cruciale dans le processus comptable. Elle marque la fin de la période comptable et permet de préparer les états financiers, de calculer le résultat de l’exercice et de se conformer aux obligations légales.

Vérification des opérations en cours

À la fin de l’exercice comptable, assurez-vous que toutes les opérations comptables ont été correctement saisies et enregistrées dans le journal comptable jusqu’à la dernière date de l’exercice. Réconciliez les comptes et les opérations bancaires pour vous assurer que les soldes correspondent. Effectuez les ajustements nécessaires, tels que la comptabilisation des amortissements, des provisions, des dépréciations d’actifs, et d’autres ajustements comptables qui doivent être pris en compte à la fin de l’exercice.

Préparation des états financiers

Générez les états financiers, y compris le bilan, le compte de résultat et le tableau de financement. Ces documents reflètent la situation financière de la SAS à la fin de l’exercice. De même, vous devez réaliser un inventaire physique de tous les actifs (stocks, immobilisations, créances, etc.) et des passifs (dettes, fournisseurs, etc.) de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice.

Approbation par l’assemblée générale des associés

Préparez la déclaration de résultats et toutes les autres déclarations fiscales requises pour l’exercice. Assurez-vous de soumettre ces déclarations aux autorités fiscales conformément aux échéances légales. Présentez les états financiers et le résultat de l’exercice à l’assemblée générale des associés de la SAS pour approbation. Les associés décideront de l’affectation des résultats (distribution des dividendes, report à nouveau, etc.).

Dépôt des comptes annuels

Enfin, les comptes annuels approuvés par l’assemblée générale des associés doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans les délais légaux. Le dépôt des comptes au greffe est une obligation légale pour toute entreprise, y compris la SAS.